Hindari Gagal Paham dengan Komunikasi yang Efektif

Kehadiran internet sebagai media komunikasi telah melahirkan berbagai media komunikasi modern baru. Media komunikasi kini tidak lagi terbatas pada media massa yang memiliki beberapa karakteristik media massa masing-masing. Media komunikasi yang dipilih dalam strategi komunikasi selalu disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai, pesan yang akan disampaikan, serta teknik komunikasi yang digunakan. Tujuan strategi pada umumnya adalah untuk menentukan dan mengkomunikasikan gambaran tentang visi perusahaan melalui sebuah sistem tujuan utama dan kebijakan. Media atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan akan mempertimbangkan pemilihan media komunikasi yang tepat dan dapat menjangkau khalayak sasaran dengan cepat.

R. Wayne Pace, Brent D. Peterson, dan M. Dallas Burnett (dalam Effendy, 1984 : 35-36) menyatakan bahwa strategi komunikasi memiliki 3 (tiga) tujuan, yaitu  :

To secure understanding – memastikan pesan diterima oleh komunikan.

To establish acceptance – membina penerimaan pesan.

To motivate action – kegiatan yang dimotivasikan.

Sayangnya, belakangan ini banyak komunikan mengalami kegagalan dalam memahami pesan ideal. Pemberi pesan menyampaikan pesan dengan pemahaman yang gagal dan penerima pesan menyimak pesan dengan gagal paham. Akibatnya, terjadilah berbagai komunikasi yang dicap ‘HOAX’ dalam informasi yang berseliweran diberbagai media komunikasi.

Komunikasi yang efektif jika pertukaran informasi, ide, atau perasaan dapat menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin hubungan baik antara pemberi dan penerima pesan. Ukuran efektifitas dari proses komunikasi itu dapat dilihat dari tercapainya tujuan si pengirim pesan.

Bagaimana melakukan Komunikasi Efektif itu?

Merencana Strategi Komunikasi. Perencanaan strategi akan memberikan kontribusi yang luar biasa pada keberhasilan. Karena rencana strategi komunikasi adalah untuk mencapai tujuan tertentu, memiliki target audiensi khusus, serta didesain dan disampaikan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan. Jadi, komunikasi itu, sebenarnya merupakan bagian dari keseluruhan proses implementasi strategi. Komunikasi ini seharusnya direncanakan secara strategis. Target, audiensi, serta pesan akan terklarifikasi, sebelum memutuskan media apa yang dipilih untuk menyampaikan pesan komunikasi. Strategi ini bisa berubah oleh aturan, praktik organisasi, atau perilaku individu. Individu yang kreatif akan merencanakan untuk bisa mencapai hasil yang diharapkan. Anda bisa lebih fokus pada audiensi, pesan, dan isi.

Soeganda Priyatna (2004), menjelaskan syarat-syarat yang harus dipenuhi agar pesan yang disampaikan dapat mengena kepada khalayak sasaran yaitu :

• Umum – pesan disampaikan adalah pesan yang bersifat umum dan mudah dipahami oleh khalayak sasaran
• Jelas – pesan yang disampaikan harus jelas dan tidak menimbulkan salah penafsiran. Bahasa bahasa yang digunakan dalam proses penyampaian pesan hendaknya menggunakan bahasa yang jelas dan sesuai dengan khalayak sasaran serta tidak menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti oleh khalayak sasaran (Baca juga : Bahasa sebagai Alat Komunikasi).
• Positif – pesan yang disampaikan kepada khalayak sasaran dilakukan dengan cara-cara yang positif sehingga mendatangkan rasa simpati dari khalayak sasaran
• Seimbang – pesan yang disampaikan kepada khalayak sasaran disampaikan dengan seimbang, tidak melulu mengungkapkan sisi positif namun juga sisi negative agar khalayak sasaran dapat menerimanya dengan baik
• Sesuai – pesan yang disampaikan hendaknya disesuaikan dengan keinginan khalayak sasaran

Selama ini, banyak orang yang kurang begitu memperhatikan rencana strategi di tahap awal praktek komunikasi. Padahal melakukan komunikasi efektif penting merupakan hal yang sangat penting dalam menjaga hubungan baik setiap orang.

Komunikasi yang efektif dapat tercapai jika direncanakan dengan mempertimbangkan media yang tepat sebagai alat untuk mencapai tujuan. Rencana komunikasi adalah peta jalan Anda untuk menyampaikan pesan Anda kepada audiens Anda. Ini adalah alat penting untuk memastikan organisasi Anda mengirimkan pesan yang jelas dan spesifik dengan hasil yang terukur. Memang menulis rencana komunikasi butuh waktu.

Berikut langlah-langkah yang akan membantu Anda membuat rencana komunikasi yang efektif untuk bisnis Anda.

1. Tentukan Tujuan Lengkap Komunikasi Anda.

Kumpulkan dan evaluasi semua informasi, apa hasil yang ingin Anda capai dengan menerapkan rencana komunikasi Anda ini? Tujuan Komunikasi haruslah SMART(Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, Time related):

• Spesifik
• Terukur
• Tercapai.
• Realistis.
• Fokus waktu.

2. Analisis Isu dan Masalah.

Karena peran Komunikasi adalah memberikan kontribusi pemecahan masalah, maka sebelum Anda mengembangkan strategi komunikasi, ketahui lebih dahulu dengan jelas permasalahan yang dihadapi serta pahami bagaimana komunikasi dilakukan. Apa Pesan yang Akan Dikomunikasikan? Pertukaran pesan merupakan proses komunikasi utama. Oleh karenanya, merumuskan pesan yang baik sangat penting bagi sukses tidaknya sebuah komunikasi. Pesan mencerminkan apa yang Anda inginkan dari target grup untuk mengetahui, merasakan atau melakukan sesuatu hal.

3. Analisis situasi. Lakukan audit untuk mengevaluasi posisi Anda saat ini dalam hal komunikasi. Anda perlu mengumpulkan dan menganalisis semua informasi yang relevan di dalam perusahaan Anda. Untuk, Anda mungkin perlu melakukan audit komunikasi Anda sendiri terkait dengan hal berikut:

Lakukan brainstorming dengan staf komunikasi.

Lakukan survei dan kelompok fokus.

Bicaralah dengan departemen lain di perusahaan Anda.

Tentukan tujuan Anda.

4. Tentukan Pemirsa Anda.

Anda perlu tahu kepada siapa Anda menyampaikan pesan Anda. Untuk mengetahui siapa target dan grup sasaran pihak terkait, Anda bisa dapatkan dengan melakukan riset. Dengan berbagai metode ketahuilah lebih dahulu target grup yang ingin Anda sasar. Cantumkan semua pemirsa utama yang terkait dengan organisasi Anda, termasuk yang berikut ini:

• Anggota / bukan anggota.
• Klien.
• Asosiasi terkait
• Pendidik
• Pejabat pemerintah daerah
• Perwakilan media

5. Identifikasi Saluran Media.

Buat rencana untuk mengirimkan pesan Anda ke penerima kunci Anda melalui beberapa saluran media. Kemudian, tentukan saluran media mana yang paling efektif untuk menyampaikan pesan Anda kepada audiens target Anda. Dalam tahap perencanaan komunikasi strategis, Anda memilih ‘alat’ untuk menyampaikan pesan Anda pada grup target. Alat komunikasi bisa membuat pesan yang dapat terlihat ataupun terdengar oleh target. Alat komunikasi memiliki efek yang kuat pada efektivitas komunikasi, karena membentuk kaitan antara Anda dengan target grup. Oleh karena itu, menentukan Alat Komunikasi sangat terkait dengan grup target.

6. Tetapkan Jadwal.

Untuk mencapai tujuan komunikasi, Anda perlu merencanakan dan mengatur langkah-langkah apa saja yang akan Anda lakukan untuk mendapatkan hasil terbaik. Sebagai masukan, kembangkan strategi waktu yang solid berdasarkan penelitian dan sumber daya Anda, sehingga langkah-langkah rencana komunikasi Anda dapat berjalan dengan benar.

7. Mengatur Aktivitas Komunikasi.

Agar komunikasi Anda efektif, tergantung pada kesepakatan organisasi dan pengarahan Partner. Siapa Melakukan Apa? Bagaimana Proses Komunikasi dilakukan? Berapa Biaya dan Bagaimana Anggaran Komunikasi? Tugas dan tanggung jawab divisi yang jelas, sangat diperlukan bagi tim komunikasi, agar bisa sukses. Jika prasyarat ini tidak terpenuhi, maka akan mengganggu tenggat waktu, serta koordinasi aktivitas tim menjadi tidak jelas.

Sudut pandang skematis yang jelas akan berjalan baik, khususnya siapa yang mengerjakan apa dan kapan. Terkadang Anda perlu membuat dua rencana: satu untuk aktivitas persiapan komunikasi, satu lagi untuk tahap pelaksanaan komunikasi.

Masukkan anggaran komunikasi dalam program Anda dan proyek akan membantu menjamin bahwa Anda tidak akan gagal. Ada aksioma penting untuk dipertimbangkan: Kualitas Komunikasi – Waktu – Uang, semuanya saling terkait.Jika Anda dapat menentukan bagaimana membelanjakan anggaran yang terbatas untuk tujuan terbaik, itu merupakan sebuah keputusan strategis yang penting.

8. Sikap dalam Komunikasi

Bersikap Ramah & Efektif sangat penting untuk menjadi orang yang menyenangkan saat berbicara dengan rekan kerja bahkan dengan siapapun, namun cobalah berbicara langsung ke titik permasalahan tanpa membuang waktu. Cari tahu apa yang perlu Anda katakan dan selesaikan pembicaraan dengan jelas. Pastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan dengan masalah atau isu tersebut memahami semua isi presentasi yang penuh kepastian.

Berikan Jeda & Kesempatan Bertanya. Ketika Anda sudah menyelesaikan sebuah presentasi dan akan melanjutkan ke presentasi berikutnya, tidak ada salahnya Anda memberi sedikit jeda agar pihak-pihak yang berkepentingan, benar-benar telah memahami apa yang Anda sampaikan dan menyiapkan diri untuk bertanya jika ada beberapa hal yang belum mereka pahami. Tergesa-gesa dalam melakukan presentasi akan berpotensi menimbulkan kesalahpahaman yang justru akan menambah panjang waktu untuk memberi penjelasan kembali.

Oleh karena itu, dalam membuat perencanaan, harus tahu apa yang akan dipaparkan, bagaimana mengatakannya. Intinya, tindakan akhir yang harus dilakukan adalah sebuah strategi penting untuk sebuah komunikasi efektif. Rencana koumikasi harus memuat tentang apa saja yang ingin Anda sampaikan ketika melakukan presentasi. Hal ini akan membantu Anda berkomunikasi dengan lebih baik dengan pihak terkait dan memberi hasil akhir yang Anda inginkan.

Bahkan bila diperlukan, berikan Contoh Nyata. Misalnya, untuk mengkomunikasikan informasi angka, contoh nyata menjadi sebuah bahasa yang baik. Agar efektif, masuk akal dan dipahami. Memang mengubah deretan angka menjadi sebuah kata-kata terkadang tidaklah mudah, tetapi sebuah cerita sebagai contoh akan membantu seseorang memiliki persepsi yang sama tentang apa yang Anda sampaikan. Anda bisa memberi contoh dengan apa yang terjadi dalam masalah atau isu dengan mengambil kejadian yang sama di masa lalu.

9. Evaluasi hasilnya.

Untuk memahami apakah Anda mencapai tujuan, maka mengukur hasil sangatlah penting. Jika Anda tidak puas dengan hasilnya, lakukan penyesuaian yang diperlukan agar bisa tampil lebih baik di lain waktu. Evaluasi Anda bisa berupa: Laporan Tahunan, Laporan bulanan, Laporan kemajuan dan Laporan dari departemen lain.

Mengevaluasi komunikasi merupakan langkah yang sangat penting. Sebaiknya evaluasi bertujuan untuk mengakses hasil atau efek usaha komunikasi Anda selama masa persiapan, pembaruan, serta implementasi.

10. Kembangkan Rencana Komunikasi

Strategi komunikasi menentukan bagaimana organisasi Anda berusaha mencapai target komunikasi. Strategi menggambarkan pilihan mendasar tentang pendekatan yang akan diterapkan. Mengembangkan rencana komunikasi tertulis akan memakan banyak usaha - dan ini sangat berharga. Rencana komunikasi adalah alat utama Anda untuk berhasil menyampaikan pesan Anda ke khalayak utama Anda guna mengembangkan hubungan yang saling menguntungkan. Rencana yang ditulis dengan baik akan membantu Anda mencapai tujuan bisnis dan memaksimalkan kinerja Anda.

Itulah strategi komunikasi efektif yang bisa Anda ikuti dan wajib dimiliki oleh seorang KOMUNIKAN yang ingin melakukan sebuah presentasi untuk pihak-pihak yang berkepentingan. Jangan biarkan siapapun gagal paham apalagi menyebarkan paham yang gagal. Artikel ini diharapkan dapat membantu kita semua saling mengerti dan memahami apapun isu yang bertebaran di dunia media komunikasi.

Semoga bermanfaat.

SUMBER :

www.bdc.ca

www.axiapr.com

pakarkomunikasi.com

www.ruangfreelance.com

www.jurnal.id